Kosts
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Vorbuchhaltung für kleine Teams

Rechnungen weiterleiten.
Feierabend zurück­bekommen.

Kosts sammelt, liest und ordnet die Belege Ihrer Firma und übergibt sie fertig an Ihre Steuerberatung. Für kleine Teams, die mehr Arbeit als Zeit haben.

Statt Schuhkarton, Postfach und Excel

Ihr Monatsabschluss, vorher und nachher.

Heute

  • Rechnungen landen in fünf Postfächern: Ihrem, dem vom Büro, denen der Kollegen.
  • Kassenzettel stecken in Jackentaschen und Handschuhfächern.
  • Am Monatsanfang suchen Sie zusammen, was fehlt, und tippen es ab.
  • Die Kanzlei schreibt zurück: Es fehlen noch drei Belege.

Mit Kosts

  • Alle leiten an eine Adresse weiter. Fotos und PDFs eingeschlossen.
  • Kosts liest Betrag, Datum, MwSt und Lieferant. Sie tippen nichts ab.
  • Dubletten und unvollständige Belege fallen auf, bevor der Monat zu ist.
  • Die Kanzlei bekommt ein vollständiges Paket.
Belege erfassen

Alles landet an einer Stelle.

Ihre Firma bekommt eine eigene Kosts-Adresse. Wer eine Rechnung bekommt, leitet sie weiter: Sie, das Büro, jede Kollegin. Kassenzettel kommen als Foto dazu, das Archiv vom letzten Jahr per Drag & Drop.

  • Weiterleiten aus jedem Postfach. Ohne Anhang wird die E-Mail selbst zum Beleg.
  • Hunderte PDFs, Fotos und Scans in einem Schwung.
  • E-Rechnungen als ZUGFeRD oder XRechnung, auf jedem dieser Wege.
  • Lieferanten oder Freelancer schicken einen einzelnen Beleg über einen Link, ohne Konto.

Im Team-Tarif leitet jede Person weiter. Im Solo-Tarif nimmt Kosts Belege von Ihrer Adresse und einer weiteren an. Alle Wege, Belege zu erfassen

Kosts, Ausgaben in der Kanban-Ansicht: 17 Ausgaben aus zwei Monaten in den Phasen Neu, In Prüfung und Rückfrage, darunter ein E-Mail-Beleg.Kosts, Ausgaben in der Kanban-Ansicht: 17 Ausgaben aus zwei Monaten in den Phasen Neu, In Prüfung und Rückfrage, darunter ein E-Mail-Beleg.
Erkennen und bereinigen

Kosts liest. Sie prüfen nur, was auffällt.

Betrag, Datum, MwSt, Lieferant und Rechnungsnummer stehen in der Ausgabe, und Kosts schlägt ein Konto nach SKR03, SKR04 oder EÜR vor, das Sie übernehmen. Was Kosts nicht sicher lesen kann, bleibt leer, statt geraten zu werden. Doppelte Rechnungen und Summen, die nicht aufgehen, landen auf einer kurzen Liste.

  • E-Rechnungen werden exakt aus ihren Daten gelesen, ohne KI.
  • Kein Feld wird erfunden: Was nicht auf dem Beleg steht, bleibt leer.
  • Dubletten zusammenführen, Lieferantennamen vereinheitlichen.
  • Unleserliche Daten, falsche Summen und fehlende MwSt werden markiert.

Wie OCR und KI jeden Beleg lesen Dubletten und Lieferantennamen bereinigen – live ausprobieren

Erkannte Ausgaben
2 Dubletten1 zu prüfen
PDFserverpilot_06.pdf
14. Juni
176,12 €
abgelegt
PDFdb_business_09.pdf
9. Juni
105,91 €
abgelegt
PDFmueller_buero.pdf
3. Juni
73,99 €
abgelegt
PDFaws_invoice_may.pdf
31. Mai
318,40 €
Dublette?
PDFaws_invoice_may(1).pdf
31. Mai
318,40 €
verbinden
JPGtaxi_receipt.jpg
22. Mai
—
prüfen
Im Team

Ihr Team reicht selbst ein. Sie geben nur noch frei.

Sobald mehrere Menschen Geld ausgeben, landet der Papierkram beim Chef. In Kosts reicht jede Person ihre Belege selbst ein, und größere Käufe werden vorher angefragt. Sie entscheiden in Sekunden, vor dem Kauf und danach.

  • Mitarbeitende leiten weiter oder laden hoch. Fremde Belege und Auswertungen sehen sie nicht.
  • Käufe vorab anfragen, mit dem verbleibenden Budget direkt daneben.
  • Nach dem Kauf: freigeben oder Änderungen anfordern, mit Kommentar am Beleg.
  • Privat Ausgelegtes ist als erstattungspflichtig markiert.

Teamfunktionen gibt es im Team-Tarif: 60 € im Monat, jährlich abgerechnet, ohne Begrenzung der Mitglieder. So arbeitet Ihr Team in Kosts

Verbleibendes Budget3.480 €

+ 1.240 € in 3 offenen Anfragen

Genehmigen
Hardware

Zweiter Monitor fürs Homeoffice

27 Zoll, für die Bildbearbeitung – der alte hat einen Streifen.

389,00 €11 % des verbleibenden Budgets
AMAnna MertenBeantragt am 12. AugustDell
KommentareÜberspringen
Software

Figma – zwei zusätzliche Plätze

Für die beiden neuen Kolleginnen im Design.

1.104,00 €32 % des verbleibenden Budgets
JRJonas ReikBeantragt am 11. AugustFigma
KommentareÜberspringen
Reise

Bahnticket nach Hamburg

Kundentermin bei Nordlicht GmbH am 3. September.

142,80 €4 % des verbleibenden Budgets
SVSina VoigtBeantragt am 11. AugustDeutsche Bahn
KommentareÜberspringen
Anfrage genehmigtRückgängig
Am Monatsende

Und dann ist der Monat beim Steuerberater.

Sie schließen den Monat ab, Kosts packt ihn zusammen: alle Belege, der Bericht und die CSV in einer Datei. Ihre Steuerberatung bekommt das Paket in dem Format, das sie tatsächlich öffnet – und wer lieber selbst nachsieht, bekommt einen eigenen Lesezugang.

  • Ein Paket statt vierzig Anhänge.
  • Excel, CSV, PDF, Belege-ZIP – oder DATEV XML für DATEV Unternehmen online (Beta).
  • Im Team-Tarif bekommt Ihre Kanzlei einen eigenen Lesezugang: alles sehen, alles exportieren, nichts ändern.

Sie sehen jederzeit, welcher Monat übergeben ist und welcher noch offen liegt. So läuft die Übergabe an den Steuerberater

Die Beleg-Recherche im Kanzlei-Portal von Kosts: Suche nach Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag oder Kategorie

Fragen Sie Ihre KI. Kosts liefert die Zahlen.

Verbinden Sie Kosts per MCP mit ChatGPT, Claude oder einer anderen KI-App. Dann fragen Sie dort nach Monatsabschluss, Lieferanten oder Ausreißern – nur lesend, jederzeit trennbar.

So verbinden Sie Ihre KI →

Jede Ausgabe in Sekunden gefunden.

Suchen, nach Kategorie, Lieferant oder Zeitraum filtern und die Ansicht behalten: Die Liste zeigt nur, was Sie gerade brauchen – bis hinunter zum einzelnen Beleg.

So finden Sie Ausgaben →
Warum es Kosts gibt

Tagsüber in der Firma. Abends an ihr.

Kosts ist noch jung. Sie schreiben direkt mir, und ich lese jede Nachricht.

15 Minuten mit mir sprechen →

Die ganze Geschichte →

17 Jahre lang habe ich meine eigene Firma geführt, einen Onlineshop, in Spitzenzeiten mit neun Leuten. Tagsüber lief das Geschäft. Abends habe ich kleine Werkzeuge gebaut, die uns Zeit zurückgaben.

Eines davon entstand nach unserer ersten Betriebsprüfung 2017. Für den Prüfer hatte ich eine eigene Ansicht in unsere Auftragsverwaltung gebaut. Meine Belege dagegen lagen in Dropbox-Ordnern, zusammengefasst in Excel. Prüfer und Steuerberater rieten mir zu einer richtigen Buchhaltungssoftware, oder dazu, selbst etwas zu bauen: etwas zwischen meiner Firma und dem Steuerbüro. Aus drei bis vier Stunden im Monat wurden Minuten.

Kosts ist dieses Werkzeug, gebaut für andere Firmen. Es nimmt Ihnen ein klar umrissenes Stück Arbeit ab: das Einsammeln und Übergeben der Belege. Nicht das ganze Hamsterrad.

Porträt von Christian Kettner, Gründer von Kosts
Christian KettnerGründer von Kosts
Sicherheit und Zusammenarbeit

Die Schicht vor Ihrer Buchhaltung, nicht ihr Ersatz.

Kosts ersetzt weder Ihre Kanzlei noch Lexware Office, sevDesk oder DATEV. Es sorgt dafür, dass dort vollständige, saubere Daten ankommen. Ihre Belege liegen mit AES-256 verschlüsselt auf EU-Infrastruktur und verlassen die EU nicht.

Zahlen, Fakten und Hosting im Detail →

  • DSGVO-konform
  • AES-256 verschlüsselt
  • Daten in der EU
  • Hilft bei GoBD-konformer Ablage
  • Gebaut in Siegen
Häufige Fragen

Was Sie vermutlich noch wissen wollen.

Ersetzt Kosts meine Buchhaltungssoftware?

Nein, und das ist Absicht. Kosts macht die Vorbuchhaltung – Belege sammeln, lesen, ordnen – und übergibt saubere Daten an Ihre Steuerberatung oder Ihr Buchhaltungssystem. Kosts ist die Schicht davor, kein Ersatz für Lexware Office, sevDesk oder Papierkram.

Für wen ist Kosts gedacht?

Für kleine Unternehmen in Deutschland, die mehr Arbeit als Zeit haben: Agenturen, Studios, Dienstleister, Handwerk und Onlinehandel, typischerweise eine bis rund zwanzig Personen. Ob GmbH, UG oder Einzelunternehmen: Meist macht die Steuerberatung die Buchhaltung, und Kosts sorgt dafür, dass vorher alles vollständig bei ihr ankommt. Wer die EÜR selbst macht, ist mit Kosts genauso gut bedient.

Wie schnell bin ich startklar?

Sofort. Die Anmeldung läuft ohne Warteliste und ohne Einrichtungs-Call. Sie bekommen Ihre private Weiterleitungsadresse, speichern sie als Kontakt und leiten den ersten Beleg weiter – mehr Einrichtung gibt es nicht.

Was passiert, wenn Kosts einen Beleg falsch liest?

Ein Feld enthält entweder einen gültigen Wert oder bleibt leer. Kosts erfindet nichts und arbeitet ohne Konfidenzwerte, die Sie hinterher zweimal prüfen müssten. Die Konsistenzprüfung markiert unleserliche Daten, nicht aufgehende Summen und fehlende MwSt – so sehen Sie genau die wenigen Belege, die einen Menschen brauchen.

Gibt es einen DATEV-Export?

Ja, seit August 2026 in Beta: „DATEV XML“ erzeugt ein Belegpaket für DATEV Unternehmen online – Belege plus Buchungsdaten, die Ihre Kanzlei in einem Schritt über DATEV Belegtransfer importiert. Ein DATEV-Buchungsstapel (EXTF CSV) ist nicht enthalten. Die Kontierung bleibt bei der Kanzlei: Das vorgeschlagene SKR-Konto steht als Hinweis im Paket, nicht als Buchung.

Ist Kosts GoBD-konform?

Kosts hilft Ihnen, GoBD-konforme Aufzeichnungen zu führen, und erzeugt entsprechend vorbereitete Exporte. Eine Zertifizierung gibt es nicht, und die Verantwortung für die Einhaltung bleibt bei Ihnen und Ihrer Steuerberatung. Ihre Belege liegen mit AES-256 verschlüsselt auf EU-Infrastruktur und verlassen die EU nicht.

30 Tage kostenlos · ohne Kreditkarte

Leiten Sie die erste Rechnung noch heute weiter.

Nach ein paar Fragen zu Ihrer Firma haben Sie Ihre Kosts-Adresse, ganz ohne Einrichtungs-Call. Nach den 30 Tagen ab 25 € im Monat, jährlich abgerechnet.

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Es geht direkt los.

Wir richten Ihren Kosts-Arbeitsbereich für Ihr Postfach ein. Ihre private Weiterleitungsadresse steht im nächsten Schritt bereit.