Kosts in Fakten.
Diese Seite fasst zusammen, was Kosts ist, was es kann, was es kostet und was es ausdrücklich nicht ist. Knapp, überprüfbar, ohne Marketingfloskeln — für Presse, Steuerberaterinnen und Steuerberater, Interessenten und alle, die uns korrekt beschreiben möchten.
Zuletzt geprüft am 15. August 2026. Wenn eine Angabe anderswo dieser Seite widerspricht, gilt diese Seite.
Kurzfassung
Kosts ist Software für die Vorbuchhaltung. Sie sammelt, liest und ordnet Belege für kleine Unternehmen in Deutschland, die ihren Gewinn per EÜR ermitteln. Sie leiten Rechnungen per E-Mail weiter oder laden ganze Stapel hoch; Kosts liest Betrag, Datum, Umsatzsteuer und Lieferant aus, erkennt Dubletten und bereitet alles exportfertig für die Steuerberatung auf. Kosts ist keine vollständige Buchhaltungssoftware, sondern die Schicht davor. Zwei Tarife: Solo 25 € und Team 60 € pro Monat, jährlich abgerechnet, 30 Tage kostenlos testen ohne Kreditkarte.
Eckdaten
Was Kosts macht
Vier Schritte, in dieser Reihenfolge. Mehr ist das Produkt nicht — und das ist Absicht.
01 · Erfassen
Jeder Arbeitsbereich bekommt eine eigene Weiterleitungsadresse. Sie leiten eine Rechnung, Bestellbestätigung oder Zahlungsbestätigung weiter, und der Anhang wird zum Beleg — oder die E-Mail selbst, wenn nichts angehängt ist. Dazu: Stapel-Upload für hunderte PDFs, Fotos und Scans auf einmal sowie Gast-Links, über die Externe genau einen Beleg beisteuern können, ganz ohne Konto.
02 · Auslesen
OCR und ein Sprachmodell lesen Lieferant, Rechnungsnummer, Netto, Brutto, Umsatzsteuersatz, Datum und eine kurze Leistungsbeschreibung aus und ordnen den Beleg einer Kategorie zu. Trägt eine Rechnung mehrere Steuersätze, bleibt jeder als eigene Steuerzeile erhalten. Kosts schlägt außerdem ein EÜR-Konto samt Zeilennummer vor, das Sie selbst übernehmen oder ändern. Confidence-Scores gibt es nicht: Ein Feld enthält einen gültigen Wert oder bleibt leer. Niemand tippt Zahlen ab.
03 · Aufräumen
Die Dublettenerkennung findet dieselbe Rechnung, wenn sie zweimal ankommt. Die Lieferanten-Vereinheitlichung führt die vielen Schreibweisen eines Anbieters zusammen. Ein Plausibilitätscheck markiert unlesbare Daten, Summen, die nicht aufgehen, und fehlende Umsatzsteuer — also genau die wenigen Fälle, die einen Menschen brauchen.
04 · Zusammenarbeiten & übergeben
In beiden Tarifen: Auswertungen und Berichte, Monatsabschluss sowie Exporte als PDF, CSV, Excel, Beleg-ZIP und DATEV XML (Beta) — ein Belegpaket für DATEV Unternehmen online. Die Auswertungen lassen sich nach Kategorie, Sachkonto, Lieferant, Mitglied und Währung aufschlüsseln; jede gefilterte Ansicht ist ein Link. Der Monats- oder Jahresbericht führt Summen nach Sachkonto und Steuersatz auf, zugeordnet nach Rechnungsdatum. Ebenfalls in beiden Tarifen: ein lesender MCP-Server, über den Sie Claude, ChatGPT oder einen anderen MCP-fähigen Client verbinden und Fragen zu Ihren Ausgaben in normaler Sprache stellen — ohne Schreibrechte, jederzeit widerrufbar. Der Team-Tarif ergänzt einen gemeinsamen Belegbereich, Budgets und Budgetanfragen vor dem Kauf sowie Freigaben durch Managerinnen und Manager nach dem Kauf.
Was Kosts nicht ist
Der schnellste Weg, Kosts korrekt zu beschreiben, führt über die Abgrenzung.
- Keine vollständige Buchhaltungssoftware wie Lexoffice, sevDesk, Papierkram oder Accountable. Kosts steht diesen Programmen nicht gegenüber, sondern davor.
- Keine doppelte Buchführung. Kein Hauptbuch, keine Bilanz.
- Keine Steuersoftware. Kosts bereitet Daten auf und übermittelt nichts an ein Finanzamt.
- Kein Rechnungsprogramm. Kosts kümmert sich um Belege, die Sie erhalten, nicht um Rechnungen, die Sie schreiben.
- Kein Banking- oder Zahlungsprodukt. Derzeit gibt es keine Kontoanbindung.
Für wen Kosts gedacht ist
Kleine Unternehmen, Selbstständige, Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer, Agenturen, Handwerksbetriebe und Onlinehändler in Deutschland, die ihren Gewinn per EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) ermitteln — typischerweise ein bis rund zwanzig Personen, meist mit einer Steuerberatung im Hintergrund.
Tarife & Preise
| Solo | Team | |
|---|---|---|
| Preis | 25 € / Monat | 60 € / Monat |
| Abrechnung | jährlich (300 € / Jahr) | jährlich (720 € / Jahr) |
| Testphase | 30 Tage, ohne Kreditkarte | 30 Tage, ohne Kreditkarte |
| Für | eine Person, die ihren eigenen Belegstapel abarbeitet | ein Team, das gemeinsam freigibt, budgetiert und prüft |
Beide Tarife werden jährlich abgerechnet; eine monatliche Zahlweise und einen kostenlosen Dauertarif gibt es nicht. Die Zahlung läuft über Stripe, Kündigung ist jederzeit möglich. Ein Wechsel zwischen Solo und Team ist in beide Richtungen möglich, die Belege wandern mit. Zeitweise läuft eine Einführungsaktion mit Rabatt; die regulären Preise stehen oben.
Solo enthält: E-Mail-Weiterleitung, Stapel-Upload, Auslesen und Kategorisieren per OCR und KI, Aufräumen (Dubletten, Lieferanten, Plausibilität), Gast-Uploads, GoBD-orientierten Export (PDF, CSV, Excel, Beleg-ZIP und DATEV XML als Beta) sowie Auswertungen und Berichte.
Team ergänzt: feste Mitglieder mit Rollen und ohne Platzbegrenzung, gemeinsamer Belegbereich, ein Budget mit Anfragen vor dem Kauf, Ausgabenfreigaben nach dem Kauf, Erstattungen, Self-Service-Bereich für Mitarbeitende, übertragbare Inhaberschaft und lesenden Zugang für die Steuerberatung. In Solo gibt es nichts davon — dort können Sie niemanden einladen.
Rollen
Fünf Rollen lassen sich vergeben. Feste Mitglieder und Rollen gehören zum Team-Tarif; Gast-Links funktionieren in beiden Tarifen. Niemand kann eine Rolle über der eigenen vergeben.
| Rolle | Wer | Darf | Darf nicht |
|---|---|---|---|
| Inhaber | Genau eine Person pro Arbeitsbereich | Alles, inklusive Abrechnung; Inhaberschaft übertragen; Konto schließen | — |
| Admin | Führt den Arbeitsbereich im Alltag | Vollständige Verwaltung und alle Funktionen; Mitglieder einladen und verwalten | Konto löschen |
| Manager | Die interne Buchhaltung — die Person, die die Vorbuchhaltung tatsächlich macht | Belege freigeben, prüfen und bearbeiten; Budgets verwalten; Zeiträume abschließen; Auswertungen; Mitglieder einladen | Mitglieder- oder Abrechnungseinstellungen |
| Mitarbeiter | Trägt über einen einfachen Self-Service-Bereich bei | Belege anlegen; Budgetfreigaben anfragen; eigene Einreichungen einsehen | Einen Beleg nach dem Einreichen ändern; Auswertungen, Berichte, Belege anderer Personen |
| Steuerbüro | Der externe Dienstleister — Steuerberatung oder Buchhaltungsbüro | Alle Daten lesen; Auswertungen ansehen; Exporte und Monatspakete herunterladen; kommentieren | Belege anlegen, ändern, freigeben oder löschen; Zeiträume öffnen, schließen oder wieder öffnen |
Zur Rolle „Steuerbüro”
Diese Rolle wird häufig falsch beschrieben, deshalb hier ausdrücklich: Das Steuerbüro ist die externe Partei und hat ausschließlich Lese- und Exportrechte. Genau das ist sein Zweck — Sie geben den Zugang an Ihre Steuerberatung, in dem Wissen, dass Ihre Aufzeichnungen nicht verändert werden können. Wer intern die Vorbuchhaltung erledigt, ist Manager (in kleinen Teams auch Admin). Kommentare darf die Rolle schreiben, denn Rückfragen sind ihr Sinn; an den Belegen selbst ändert das nichts.
Gäste sind ein Link, keine Rolle
Ein Gast ist kein Mitglied und hat keine Rolle. Ein Gast-Link ist ein Token, der zu genau einem Beleg gehört, 7 Tage gültig ist und einmal verwendet werden kann — ohne Konto, ohne Anmeldung. Die eingeladene Person sieht eine einzige Upload-Seite, auf Wunsch mit einem Hinweis, welcher Beleg gebraucht wird. Inhaber, Admin, Manager und Mitarbeitende können einen solchen Link erstellen.
Zusammenarbeit im Team
Alles in diesem Abschnitt gehört zum Team-Tarif.
- Zwei Freigabe-Listen mit unterschiedlichen Aufgaben. Budgetfreigaben laufen vor dem Kauf: Mitarbeitende fragen eine geplante Anschaffung an — Kategorie, Betrag, Lieferant, Produktlink und ein Datum, bis wann es gebraucht wird. Wer prüft, sieht dabei das verbleibende Budget und kann genehmigen, ablehnen oder Änderungen anfordern.
- Ausgabenfreigaben laufen nach dem Kauf. Belege von Mitarbeitenden warten auf Prüfung; Belege von Inhaber, Admin oder Manager sind mit dem Anlegen freigegeben. Hier gibt es genehmigen und Änderungen anfordern — einen Beleg ablehnen können Sie nicht. Was jemand aus eigener Tasche bezahlt hat, ist als erstattungspflichtig markiert und hat eine eigene Ansicht.
- Freigaben sind einstufig: eine Person aus Inhaber, Admin oder Manager entscheidet. Es gibt keine Freigabeketten, keine Eskalation und keine betragsabhängigen Schwellen.
- Ein Budget pro Arbeitsbereich — ein Zeitraum (monatlich, vierteljährlich oder jährlich), eine Warnschwelle in Prozent und wahlweise ein hartes Limit. Budgets je Person, je Kategorie oder je Projekt gibt es nicht. Das harte Limit blockiert die Genehmigung einer Budgetanfrage, die es überschreiten würde; beim Anlegen oder Freigeben eines Belegs wird es nicht geprüft.
- Mitarbeitende arbeiten in einem Self-Service-Bereich: Beleg einreichen, Kauf anfragen, eigene Einreichungen ansehen. Belege und Budgetanfragen haben Kommentare mit Erwähnungen. Mitglieder werden per E-Mail eingeladen und können erneut eingeladen werden, die Rolle wechseln, ein Ablaufdatum bekommen oder den Zugang verlieren — und die Inhaberschaft lässt sich an ein anderes Mitglied übertragen.
- Nicht dabei: Es gibt keine Benachrichtigungs-E-Mails zu Freigaben, keine Benachrichtigungseinstellungen, keine Kilometerpauschale oder Verpflegungspauschalen und keine wiederkehrenden Freigaben.
Daten & Sicherheit
- Belege und Daten liegen auf Infrastruktur in der EU und verlassen die EU nicht.
- Verschlüsselung im Ruhezustand mit AES-256.
- DSGVO-konform. Entwickelt in Deutschland.
- Die Statistik auf dieser Website läuft anonymisiert — ohne Cookie-Banner und ohne personenbezogene Daten.
Zur GoBD: Kosts unterstützt Sie dabei, GoBD-konforme Aufzeichnungen zu führen, und erzeugt entsprechend aufbereitete Exporte. Die Verantwortung für die Einhaltung bleibt bei Ihnen und Ihrer Steuerberatung. Eine Zertifizierung gibt es nicht.
Noch nicht verfügbar
Ein DATEV-Buchungsstapel (EXTF-CSV) und eine direkte Anbindung per DATEV-Schnittstelle sind nicht verfügbar. Der DATEV-XML-Export für DATEV Unternehmen online ist seit August 2026 als Beta verfügbar; ein Testimport durch eine Steuerkanzlei steht noch aus. Alles andere auf dieser Seite ist im Einsatz.
Häufige Fragen
Kann ich mich heute registrieren?
Ja. Kosts ist live, die Registrierung läuft sofort und ohne Warteliste über app.kosts.io. Die Testphase dauert 30 Tage und verlangt keine Kreditkarte.
Ersetzt Kosts meine Buchhaltungssoftware?
Nein, und das ist beabsichtigt. Kosts erledigt die Vorbuchhaltung — sammeln, auslesen, ordnen — und übergibt saubere Daten an Ihre Steuerberatung oder Ihr Buchhaltungsprogramm.
Was kostet Kosts?
Solo kostet 25 € pro Monat, Team 60 € pro Monat, beide jährlich abgerechnet. Es gibt keinen kostenlosen Dauertarif, aber 30 Tage kostenlose Testphase ohne Kreditkarte.
Kann meine Steuerberatung meine Daten ändern?
Nein. Die Rolle „Steuerbüro” ist bewusst auf Lesen und Exportieren beschränkt. Sie kann Belege weder anlegen noch ändern, freigeben oder löschen und auch keine Zeiträume abschließen oder wieder öffnen.
Wo liegen meine Daten?
Auf Infrastruktur in der EU, im Ruhezustand mit AES-256 verschlüsselt. Kosts wird in Deutschland entwickelt und ist DSGVO-konform.
Gibt es einen DATEV-Export?
Ja, seit August 2026 als Beta: „DATEV XML” erzeugt ein Belegpaket (ZIP) für DATEV Unternehmen online — Belege plus Buchungsdaten, das Ihre Steuerberatung per DATEV Belegtransfer in einem Schritt importiert. Die Kontierung bleibt in der Kanzlei; Kosts liefert bewusst keine SKR-Konten mit. Der Export gilt für deutsche Arbeitsbereiche, wird in den Team-Einstellungen aktiviert und erzeugt je abgeschlossenem Monat ein Paket. Ein DATEV-Buchungsstapel (EXTF-CSV) ist nicht enthalten. Daneben exportieren Sie weiterhin als PDF, CSV, Excel oder als ZIP mit allen Belegen.
Mehr erfahren
Details zu den Funktionen finden Sie unter Funktionen, die Preise unter Preise. Für alles andere schreiben Sie an hello@kosts.io — es antwortet der Gründer.