Ihre Belege sind gelesen, bevor Sie sich einloggen.
Jede Rechnung, die Sie per E-Mail weiterleiten, hochladen oder abfotografieren, läuft sofort durch die Belegerkennung: PDF, Foto oder Scan werden gelesen, die Werte erkannt, der Beleg einer Kategorie zugeordnet und ein Konto vorgeschlagen. Wenn Sie sich das nächste Mal einloggen, ist die Tipparbeit längst erledigt.
Drei Schritte, die Sie nie wieder selbst machen.
Ob per E-Mail-Weiterleitung, Sammel-Import oder Foto: Sobald ein Beleg in Kosts ankommt, laufen drei Schritte automatisch ab: Beleg lesen, Werte erkennen, Ausgabe zuordnen. Sie starten nichts und warten auf nichts.
Egal, wie der Beleg bei Ihnen ankommt.
Am Anfang steht die Texterkennung. OCR macht aus einem PDF, einem Foto vom Kassenbon oder einem eingescannten Beleg zunächst lesbaren Text – auch aus dem Anhang einer weitergeleiteten E-Mail. Sie sortieren nichts vor und wandeln nichts um.
- PDF-Rechnungen, direkt aus dem E-Mail-Anhang.
- Fotos und Scans von Quittungen und Kassenbons.
- Ganze Ordner mit hunderten Dateien auf einmal.
- Auch der E-Mail-Text selbst, wenn kein Anhang dabei ist.
Niemand tippt hier eine Zahl ab.
Aus dem Text macht ein Sprachmodell verwertbare Daten. Die KI weiß, welche Zahl der Nettobetrag ist und welche die Rechnungsnummer, und trägt beides an der richtigen Stelle ein – bei nur einer Rechnung genauso wie bei 140 in einem Rutsch.
- Datum, Lieferant und Rechnungsnummer.
- Netto, Brutto und jede Steuerzeile einzeln – auch bei mehreren MwSt-Sätzen auf einer Rechnung.
- Eine kurze Beschreibung, worum es bei der Ausgabe ging.
- Keine Confidence-Scores: Was nicht auf dem Beleg steht, bleibt leer – Kosts rät nicht und erfindet nichts.
- Leere Felder sind ein Hinweis, kein Fehler – Sie ergänzen sie in Sekunden.
Rechnerische Auffälligkeiten – fehlende Steuer, eine Summe, die nicht aufgeht – fängt zusätzlich die Bereinigung ab.
Sie suchen kein Konto mehr.
Zum Schluss schlägt Kosts das Konto vor, auf das die Ausgabe gehört – in dem Kontenrahmen, mit dem Ihre Kanzlei arbeitet: SKR03 oder SKR04. Machen Sie Ihre EÜR selbst, ist es die passende EÜR-Zeile. Wenn Sie den Beleg öffnen, ist die Vorkontierung schon gemacht; ändern können Sie sie jederzeit.
- Konto und Kategorie werden vorgeschlagen, nicht stillschweigend festgeschrieben.
- Übernehmen, ändern, erneut zuordnen – die Entscheidung bleibt bei Ihnen.
- Sie sehen die Zuordnung direkt am Beleg – einen separaten Kontierungsschritt gibt es nicht.
Kosts bucht nicht: Ihre Kanzlei sieht den Vorschlag und entscheidet. Was vorbereitet ist, geht beim Monatsabschluss gebündelt an Ihre Steuerberatung.
„KI-Belegerkennung heißt vor allem eins: Das Sammeln, Sortieren und Abtippen – die Arbeit, die Ihre Vorbuchhaltung eigentlich ausmacht – ist erledigt, bevor Sie sich einloggen.“
Wie die Belegerkennung tatsächlich arbeitet.
Wie funktioniert die Belegerkennung in Kosts?
In drei Schritten. OCR macht aus dem Bild oder PDF zunächst lesbaren Text. Dann ordnet ein Sprachmodell diesen Text den einzelnen Feldern zu – es weiß, welche der Zahlen der Nettobetrag ist und welche die Rechnungsnummer. Zuletzt schlägt Kosts die passende Kategorie und das Konto aus dem Kontenrahmen Ihres Teams vor. Alle drei Schritte laufen direkt beim Upload oder bei der E-Mail-Weiterleitung, während Sie weiterarbeiten.
Welche Felder erkennt Kosts automatisch?
Datum, Lieferant, Rechnungsnummer, Netto, Brutto und die Steuerzeilen – bei mehreren MwSt-Sätzen auf einer Rechnung jede Zeile einzeln. Dazu eine kurze Beschreibung der Leistung und die passende Kategorie.
Ordnet Kosts auch ein Konto zu?
Ja, als Vorschlag. Kosts schlägt ein Konto aus dem Kontenrahmen Ihres Teams vor – SKR03, SKR04 oder, wenn Sie Ihre EÜR selbst machen, die EÜR-Zeile –, das Sie übernehmen oder ändern. Gebucht wird in Kosts nicht: Das macht Ihre Kanzlei, mit dem Vorschlag als Ausgangspunkt. Den Kontenrahmen wählen Sie beim Einrichten; Inhaber und Admins können ihn später ändern.
Was passiert, wenn ein Beleg schlecht lesbar ist?
Dann bleiben die betroffenen Felder leer. Kosts arbeitet ohne Confidence-Scores – ein Feld hat einen gültigen Wert oder gar keinen. Sie sehen die Lücke sofort und tragen den Wert nach, statt einer geratenen Zahl hinterherzurechnen.
Muss ich jeden Beleg noch einmal prüfen?
Nachrechnen müssen Sie nichts. Kosts legt Ihnen die erkannten Werte und den Vorschlag für Kategorie und Konto vor, und Sie bestätigen sie – bei den meisten Belegen ist das ein Blick. Rechnerische Auffälligkeiten wie fehlende Steuer oder eine Summe, die nicht aufgeht, markiert Kosts zusätzlich in der Bereinigung.
Der Weg eines Belegs.
Der Weg des Belegs
- Belege erfassen
- Erkennen & ZuordnenSie sind hier
- Ordnen & Bereinigen
- Auswerten & Verstehen
- Übergeben & Export
Den nächsten Stapel liest Kosts.
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