Hardware
Zweiter Monitor fürs Homeoffice
27 Zoll, für die Bildbearbeitung – der alte hat einen Streifen.
389,00 €11 % des verbleibenden Budgets
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Team
Ihr Team kauft ein. Sie entscheiden in Sekunden.
Sobald mehrere Menschen Geld ausgeben, ist nicht das Erfassen das Problem, sondern die Abstimmung: Wer darf das kaufen? Ist der Beleg vollständig? Wer bekommt Geld zurück? Kosts macht daraus zwei kurze Listen – eine vor dem Kauf, eine danach. Die Belege selbst kommen weiterhin per E-Mail, Foto oder Stapel-Upload herein; wie genau, steht unter Belege erfassen.
Verbleibendes Budget3.480 €
+ 1.240 € in 3 offenen Anfragen
Software
Figma – zwei zusätzliche Plätze
Für die beiden neuen Kolleginnen im Design.
1.104,00 €32 % des verbleibenden Budgets
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Reise
Bahnticket nach Hamburg
Kundentermin bei Nordlicht GmbH am 3. September.
142,80 €4 % des verbleibenden Budgets
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Anfrage genehmigtRückgängig
Rollen und Rechte
Jede Person sieht genau ihren Teil.
Fünf Rollen lassen sich vergeben, und sie sind entlang der Arbeit geschnitten, nicht entlang der Hierarchie. Mitarbeitende brauchen einen Knopf zum Einreichen, die Buchhaltung braucht alles, und die Steuerberatung braucht Lesezugriff – mehr Feinsteuerung würde nur Arbeit machen.
- Mitarbeitende reichen Belege ein und fragen Käufe an – fremde Belege und Auswertungen sehen sie nicht.
- Manager prüfen, geben frei, verwalten das Budget und schließen den Monat ab.
- Admins verwalten zusätzlich Mitglieder und Einstellungen, Inhaber außerdem die Abrechnung.
- Die Steuerberatung bekommt einen eigenen, rein lesenden Zugang: alles sehen, alles exportieren, nichts ändern.
- Niemand kann eine Rolle über der eigenen vergeben. Mitgliedschaften lassen sich befristen und jederzeit wieder entziehen, und die Inhaberschaft ist übertragbar.
Gäste sind übrigens keine Rolle, sondern ein Link: sieben Tage gültig, einmal verwendbar, für genau einen Beleg. Wie Belege sonst hereinkommen, steht unter Belege erfassen.
Vor dem Kauf
Erst fragen, dann kaufen – in einer halben Minute.
Die teuerste Ausgabe ist die, von der Sie erst beim Monatsabschluss erfahren. Deshalb fragen Mitarbeitende vorher: eine kurze Anfrage aus dem Self-Service-Bereich, die Sie ansehen, solange die Entscheidung noch etwas ändert.
- Kategorie, Betrag, Lieferant, Produktlink und bis wann es gebraucht wird – mehr braucht eine Anfrage nicht.
- Wer prüft, sieht das verbleibende Budget direkt daneben, inklusive dem, was in anderen offenen Anfragen schon reserviert ist.
- Genehmigen, ablehnen oder Änderungen anfordern. Die Rückfrage bleibt als Kommentar an der Anfrage stehen.
- Für einen ganzen Stapel gibt es die Wischprüfung: eine Karte nach der anderen, mit acht Sekunden zum Zurücknehmen nach jeder Entscheidung.
- Freigaben sind einstufig – eine Person aus Inhaber, Admin oder Manager entscheidet. Keine Ketten, keine Eskalation, keine betragsabhängigen Schwellen.
Wofür das Geld am Ende tatsächlich ausgegeben wurde, steht in der Auswertung.
Nach dem Kauf
Der Beleg ist da. Fehlt nur noch Ihr Haken.
Was Mitarbeitende einreichen, wartet auf Prüfung; was Inhaber, Admin oder Manager selbst anlegen, ist mit dem Anlegen freigegeben. So bleibt die Liste kurz genug, dass man sie täglich in zwei Minuten leert.
- Die Prüfansicht zeigt den Beleg und die ausgelesenen Daten nebeneinander, dazu eine kurze Checkliste vor der Freigabe.
- Zwei Wege hinaus: freigeben oder Änderungen anfordern. Ablehnen gibt es hier bewusst nicht – ein Beleg, den es gibt, verschwindet nicht dadurch, dass man ihn wegklickt.
- Ihre Prüfnotiz wird zum Kommentar am Beleg. Die Rückfrage bleibt damit dort, wo auch die Antwort hingehört.
- Belege, bei denen etwas fehlt, sind als solche markiert – Sie sehen vor dem Öffnen, welche davon Arbeit machen.
- Was jemand privat ausgelegt hat, ist als erstattungspflichtig gekennzeichnet und hat eine eigene Liste.
Am Monatsende geht der geprüfte Stapel geschlossen weiter – wie das aussieht, steht unter An den Steuerberater.
Budget
Ein Budget, das im richtigen Moment bremst.
Das Budget in Kosts ist bewusst einfach gehalten: eines pro Arbeitsbereich, ein Zeitraum, eine Zahl. Es soll eine Frage beantworten – können wir uns das gerade leisten? – und nicht zu einem zweiten Controlling-System werden.
- Ein Budget je Arbeitsbereich, wahlweise für den Monat, das Quartal oder das Jahr.
- Eine Warnschwelle in Prozent, damit es nicht erst bei null auffällt.
- Auf Wunsch ein hartes Limit: dann scheitert die Genehmigung einer Anfrage, die darüber hinausginge.
- Ohne hartes Limit sehen Manager nur den Hinweis und entscheiden weiterhin selbst.
- Genehmigte Ausgaben und genehmigte Anfragen zählen beide dagegen; noch offene Anfragen werden getrennt ausgewiesen.
Budgets je Person, je Kategorie oder je Projekt gibt es nicht – es ist ein Budget für den Arbeitsbereich. Wie sich die Ausgaben verteilen, zeigt Ihnen die Auswertung.
Fragen
Rollen, Freigaben und Budgets.
Wer darf Ausgaben freigeben?
Inhaber, Admins und Manager. Die Freigabe ist einstufig: eine dieser Personen entscheidet, und damit ist der Beleg freigegeben. Mitarbeitende und die Steuerberatung können nicht freigeben.
Was kostet ein weiteres Teammitglied?
Nichts zusätzlich. Team kostet 60 € im Monat, jährlich abgerechnet, und hat keine Platzbegrenzung – ob Sie zu dritt oder zu fünfzehnt arbeiten, ändert am Preis nichts. Im Solo-Tarif können Sie niemanden einladen; dafür ist er nicht gedacht.
Kann meine Steuerberatung mitlesen, ohne etwas zu ändern?
Ja, genau dafür gibt es die Rolle „Steuerbüro“. Sie darf alle Belege und Auswertungen sehen, Exporte und Monatspakete herunterladen und kommentieren – aber Belege weder anlegen noch ändern, freigeben oder löschen. Sie geben den Zugang also weiter, ohne Ihre Aufzeichnungen aus der Hand zu geben.
Können Mitarbeitende einen Beleg nachträglich ändern?
Nein. Mitarbeitende legen Belege an und sehen ihre eigenen Einreichungen, bearbeiten können sie sie danach nicht mehr. Muss etwas korrigiert werden, fordern Sie bei der Prüfung Änderungen an – dann kommt die Rückfrage als Kommentar bei der Person an.
Gibt es mehrstufige Freigaben?
Nein, und das ist eine bewusste Entscheidung. Freigaben in Kosts sind einstufig: keine Ketten, keine Eskalation nach Betrag, keine Vertretungsregeln. Für Teams bis etwa zwanzig Personen kostet so ein Regelwerk mehr Pflege, als es einbringt. Wenn Sie zwingend eine zweite Instanz brauchen, ist Kosts an dieser Stelle das falsche Werkzeug.
Was passiert, wenn das Budget überschritten wird?
Das hängt an einer Einstellung. Ohne hartes Limit sehen Manager eine Warnung ab der eingestellten Schwelle und entscheiden trotzdem selbst. Mit hartem Limit scheitert die Genehmigung einer Budgetanfrage, die darüber hinausginge. Beim Anlegen oder Freigeben eines Belegs greift das Limit nicht – ein Kauf, der schon stattgefunden hat, lässt sich nicht rückwirkend verbieten.
Wie funktionieren Gast-Links?
Ein Gast-Link gehört zu genau einem Beleg, ist sieben Tage gültig und lässt sich einmal verwenden. Die eingeladene Person braucht kein Konto und sieht nur eine Upload-Seite, auf Wunsch mit einem Hinweis, welcher Beleg gebraucht wird. Gäste sind damit keine Mitglieder und zählen auch nicht als solche.
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Was Kosts sonst noch macht.
Der Weg des Belegs
Grundlagen
- Team & FreigabenSie sind hier
- Überall & auf jedem Gerät
Für Teams gebaut.
Fünf Rollen mit fein abgestuften Rechten (RBAC). Budgetanfragen vor dem Kauf, Ausgabenfreigaben danach. Self-Service-Bereich für Mitarbeitende, Nur-Lese-Zugang für die Steuerberatung. Pauschale Workspace-Abrechnung. Support direkt vom Gründer.
Team-Test starten30 Tage kostenlos testen. Keine Kreditkarte nötig.
