Rechnungen rein – ohne Tipparbeit.
Ob weitergeleitete E-Mail, ganzer Ordner oder abfotografierter Kassenbon: Sie bringen den Beleg herein, den Rest liest Kosts aus.
Belege digitalisieren, egal wo sie gerade liegen.
Den Rechnungseingang erledigt eine einfache E-Mail-Weiterleitung, und ganze Ordner mit PDFs, Bildern und XRechnungen laden Sie in einem Rutsch hoch. Quittungen und Kassenbons scannen Sie mit der Handykamera, ganz ohne Belegscanner oder App, und Kosts liest aus jedem Beleg Betrag, Datum und Umsatzsteuer aus.
Weiterleiten. Fertig.
Jeder Workspace bekommt eine eigene Weiterleitungs-Adresse. Leiten Sie Rechnungen dorthin weiter – aus dem Postfach am Rechner, vom Handy, von unterwegs. Der Beleg ist damit erfasst.
- Hängt ein PDF an, wird das PDF ausgelesen. Hängt keins an, wird die E-Mail selbst zum Beleg – wie bei den meisten Bestellbestätigungen.
- Die Adresse ist eine zufällige Zeichenfolge. Sie lässt sich nicht erraten, also kann Ihnen niemand ungefragt Belege unterschieben.
- Wer es strenger möchte, schaltet eine Absender-Whitelist ein: Dann nimmt Kosts nur noch Post von den Adressen an, die dort stehen.
- Im Posteingang steht jede eingegangene E-Mail mit ihrem Status – empfangen, verarbeitet, abgelehnt.
Was danach mit dem Beleg passiert, steht auf KI-Belegerkennung.
Sehr geehrte Damen und Herren,
anbei erhalten Sie Ihre Rechnung als PDF.
s1brxej3...310f6x@kosts.ioBeispiel. Ihre echte Adresse steht nach der Anmeldung unter „Einstellungen → Team → E‑Mail“.
Ein Jahr Papierkram auf einmal.
Ziehen Sie einen ganzen Ordner in Kosts. Der Stapel läuft im Hintergrund durch, während Sie etwas anderes tun – Sie müssen nicht danebensitzen und zusehen.
- Bilder, PDFs und XRechnungen. Wie viele Dateien im Stapel liegen, ist Kosts egal.
- Die Warteschlange führt jede Datei einzeln auf – fertig, in Arbeit, wartend.
- Ablegen können Sie überall in der App – auch mittendrin, während Sie Ihre Ausgaben durchsehen.
- Ein Beleg, den es schon gibt, fällt hier auf und wird markiert, statt zweimal in der Buchhaltung zu landen.
Doppelte Rechnungen und Lieferanten räumt Kosts danach auf: Daten bereinigen.
247 Dateien werden verarbeitet
219 von 247 fertig- Rechnung_2026-0847.pdf
- Tankquittung_03-06.jpg
- Stadtwerke_Abschlag.pdf
- Bewirtung_Nordlicht.pdf
- Onlineshop_Bestellung.pdf
Der Bon verblasst. Das Foto nicht.
Tankquittung, Bewirtungsbeleg, Kassenbon aus dem Baumarkt: Papier, das in der Jackentasche verschwindet oder nach ein paar Wochen niemand mehr lesen kann. Fotografieren Sie es ab, solange Sie es in der Hand haben.
- Kosts läuft im Browser Ihres Handys. Kein App-Store, keine Installation, kein zweites Passwort.
- Aus dem Foto liest Kosts Betrag, Datum und Umsatzsteuer genauso aus wie aus einer PDF-Rechnung.
- Wer im Team unterwegs einreicht, findet „Foto aufnehmen“ im Mitarbeiter-Bereich als eigenen Knopf – die Kamera geht direkt auf.
Wie Kosts auf Handy, Tablet und Rechner aussieht: Überall nutzbar.
Auch die Belege, die jemand anderes hat.
Ein guter Teil der Belege liegt gar nicht bei Ihnen: bei der Kollegin, beim Handwerker, beim externen Dienstleister. Beide bekommen einen Weg herein, ohne dass Sie hinterhertelefonieren.
- Gäste-Link: sieben Tage gültig, einmal verwendbar, gebunden an genau einen Beleg. Die andere Seite braucht kein Konto.
- Im Team reicht jede und jeder selbst ein. Alles landet an einem Ort statt in fünf Postfächern.
Im Team-Tarif kommen Rollen, Freigaben und Budgets dazu: Im Team arbeiten.
Erst die Ausgabe. Der Beleg kommt nach.
Für die Ausgabe, die Sie nicht vergessen wollen: Briefmarken vom Postschalter, das Parkticket, die Online-Bestellung, deren Rechnung erst in zwei Wochen kommt. Beschreiben Sie sie in einem Satz – Kosts füllt das Formular aus, Sie prüfen und speichern.
- Ein Satz statt eines Formulars: Lieferant, Datum, Währung und Beträge liest Kosts aus dem Text.
- Kommt der Beleg später, hängen Sie ihn direkt an die Ausgabe.
- Beim Monatsabschluss steht jede Ausgabe ohne Beleg als „Kein Beleg“ auf der Liste – so rutscht nichts durch.
Kommt gar kein Beleg, brauchen Sie für die Buchhaltung in aller Regel einen Eigenbeleg.
„Der Beleg ist erfasst, sobald er Ihnen begegnet – und nicht am Monatsende, wenn Sie ihn erst wieder suchen müssen.“
Was Sie vor dem ersten Beleg wissen wollen
Welche Dateiformate kann ich hochladen?
Bilder, PDF-Dateien und XML. Also Handyfotos, Scans und die PDF-Rechnung aus der E-Mail – und E-Rechnungen: Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein ganz normales PDF, eine XRechnung kommt als XML-Datei. Aus ihr erzeugt Kosts eine lesbare PDF-Ansicht und behält die XML-Datei als Original. Word- und Excel-Dateien nimmt Kosts nicht an, ZIP-Archive ebenfalls nicht – dafür können Sie einen ganzen Ordner auf einmal hochladen.
Was passiert, wenn an der weitergeleiteten E-Mail kein Anhang hängt?
Dann wird die E-Mail selbst zum Beleg. Viele Bestellbestätigungen und Abo-Rechnungen stehen im Text und nicht im Anhang; Kosts liest den Text genauso aus.
Kann mir jemand ungefragt Belege in den Workspace schicken?
Die Weiterleitungs-Adresse ist eine zufällige Zeichenfolge und lässt sich nicht erraten – solange Sie sie nicht veröffentlichen, kennt sie niemand. Wenn Sie es strenger möchten, schalten Sie eine Absender-Whitelist ein: Dann nimmt Kosts nur noch E-Mails von den Adressen an, die Sie eingetragen haben. Jede angenommene und jede abgelehnte E-Mail steht im Posteingang.
Gibt es eine App für iPhone oder Android?
Nein. Kosts läuft im Browser, auch auf dem Handy: Seite öffnen, Beleg fotografieren, fertig. Eine Installation aus dem App-Store gibt es nicht.
Wie viele Belege kann ich auf einmal hochladen?
So viele, wie Sie haben – eine feste Obergrenze für den Stapel gibt es nicht. Kosts arbeitet ihn der Reihe nach ab, und die Warteschlange zeigt jederzeit, wie weit sie ist.
Und wenn es zu einer Ausgabe noch keinen Beleg gibt?
Dann legen Sie die Ausgabe trotzdem an – in natürlicher Sprache, ein Satz genügt. Den Beleg hängen Sie an, sobald er da ist. Bis dahin steht die Ausgabe beim Monatsabschluss als „Kein Beleg“ auf der Liste, so geht nichts verloren. Kommt gar keine Rechnung, brauchen Sie für die Buchhaltung in aller Regel einen Eigenbeleg.
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Der Weg des Belegs
- Belege erfassenSie sind hier
- Erkennen & Zuordnen
- Ordnen & Bereinigen
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