Eingangsrechnungen – was sie sind, und warum Kosts nur sie bearbeitet

Was eine Eingangsrechnung ist

Eine Eingangsrechnung ist eine Rechnung, die Ihr Unternehmen erhält, weil es etwas gekauft hat: Material, eine Softwarelizenz, eine Dienstleistung, das Bahnticket, den Kaffee fürs Büro. Sie dokumentiert eine Verbindlichkeit – Sie schulden jemandem Geld – und sie ist zugleich der Beleg für eine Betriebsausgabe.

Ausgestellt hat sie jemand anderes. Für ihn ist exakt dasselbe Dokument eine Ausgangsrechnung. Am Papier ändert sich nichts, nur die Blickrichtung.

Damit sie als Rechnung gilt, muss sie die Pflichtangaben aus § 14 UStG tragen:

• vollständiger Name und Anschrift beider Seiten
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
• Ausstellungsdatum
• eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung
• der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
• Steuersatz und Steuerbetrag – oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto genügt weniger (§ 33 UStDV): Aussteller, Datum, Art der Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz. Der Kassenbon aus dem Baumarkt fällt darunter, die Cloud-Rechnung über 800 Euro nicht.

Praktisch relevant ist das aus einem einzigen Grund: Fehlt eine Pflichtangabe, kann der Vorsteuerabzug daran scheitern. Deshalb wird bei Eingangsrechnungen nach Rechnungseingang geprüft und nicht nur abgeheftet oder digital archiviert. Die automatisierte Prüfung der erforderlichen Pflichtangaben von Eingangsrechnungen steht übrigens auf der Roadmap.

Beleg, Rechnung, Quittung – wo der Unterschied liegt

Beleg ist der Oberbegriff: alles, was einen Geschäftsvorfall dokumentiert. Jede Eingangsrechnung ist ein Beleg, aber nicht jeder Beleg ist eine Rechnung. Eine Zahlungsbestätigung – „Ihre Zahlung war erfolgreich" – belegt eine Zahlung, ist aber keine Rechnung: Ihr fehlen in der Regel der Umsatzsteuerausweis und die Beschreibung dessen, was Sie überhaupt gekauft haben. Wer sie statt der Rechnung ablegt, bekommt sie aus der Kanzlei zurück. Das ist die mit Abstand häufigste Rückfrage, die Steuerberatungen stellen.

Eingangs- oder Ausgangsrechnung: die Richtung entscheidet

Beide Dokumente tragen dieselben Felder. Was sie unterscheidet, ist, auf welcher Seite des Geschäfts Sie stehen – und was daraus für Ihre Arbeit folgt.

Die vorletzte Zeile ist der eigentliche Unterschied und der Grund für alles, was weiter unten steht. Ausgangsrechnungen entstehen bei Ihnen: in einem Format, das Sie festgelegt haben, zu einem Zeitpunkt, den Sie bestimmen, in einem System, das Sie ausgesucht haben. Eingangsrechnungen kommen von außen: vierzig Lieferanten, vierzig Layouts, ein Dutzend Wege herein, und keiner davon fragt, was Ihnen lieber wäre.

Kreditorenbuchhaltung – der Fachbegriff dahinter

Wenn Ihre Steuerberatung von Kreditorenbuchhaltung spricht, meint sie die Eingangsseite. Kreditor ist der Lieferant – derjenige, der Ihnen Kredit gewährt, indem er liefert, bevor Sie zahlen. Die Kreditorenbuchhaltung erfasst und verwaltet, was Sie anderen schulden: Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. Das Gegenstück heißt Debitorenbuchhaltung und kümmert sich um das, was andere Ihnen schulden.

Dazu gehört eine Ehrlichkeit, die selten jemand ausspricht: Der Begriff stammt aus der doppelten Buchführung. Wer bilanziert, führt für jeden Lieferanten ein eigenes Kreditorenkonto und bucht die Rechnung bei Eingang – unabhängig davon, wann sie bezahlt wird. Wer seinen Gewinn per EÜR ermittelt, und das sind die meisten Betriebe, für die Kosts gebaut ist, tut das nicht: Dort zählt der Zeitpunkt der Zahlung, nicht der des Rechnungseingangs, und Kreditorenkonten gibt es schlicht nicht.

Der Fachbegriff passt also nicht ganz. Die Arbeit davor ist trotzdem identisch: einsammeln, prüfen, freigeben, bezahlen, ablegen, wiederfinden. Ob das Ergebnis am Ende auf einem Kreditorenkonto landet oder in einer EÜR-Zeile, ändert nichts daran, dass jemand die vierzig Dokumente zusammentragen muss.

Der Weg einer Eingangsrechnung durch einen kleinen Betrieb

Vier Schritte, und nur einer davon hat wirklich mit Buchhaltung zu tun.

1. Eingang. Die Rechnung kommt als PDF im Anhang einer Mail, als Link in ein Lieferantenportal, als Beleg im App-Store-Konto, als Kassenbon in der Jackentasche, gelegentlich noch auf Papier. Der erste Schritt besteht deshalb nicht aus Buchhaltung, sondern aus Suchen.
2. Prüfung. Zwei Fragen. Stimmt es sachlich – haben wir das bestellt, wurde es geliefert, ist der Preis der vereinbarte? Und stimmt es rechnerisch – passen Netto, Steuersatz und Brutto zusammen, sind die Pflichtangaben vorhanden?
3. Freigabe und Zahlung. Im Ein-Personen-Betrieb fällt beides zusammen. Sobald mehr als eine Person einkauft, nicht mehr: Dann muss jemand bestätigen, dass die Rechnung zu einer Bestellung gehört, die tatsächlich jemand gewollt hat.
4. Ablage und Übergabe. Der Beleg muss wiederauffindbar sein – nach Monat, nach Lieferant, nach Betrag – und am Ende zu Ihrer Steuerberatung wandern, vollständig und dem richtigen Zeitraum zugeordnet, nach Rechnungsdatum und nicht nach dem Tag, an dem die Datei hochgeladen wurde.

Was in der Praxis schiefgeht, ist über Branchen hinweg erstaunlich gleich:

• Die Ausgabe, die nie erfasst wird. Der teuerste Fall, und der einzige, der nie auffällt: Gekauft und bezahlt wurde, nur der Beleg ist nirgends angekommen – steuerlich hat es die Ausgabe damit nicht gegeben. Was nicht als Betriebsausgabe ankommt, erhöht den Gewinn, und auf den zahlen Sie. Das Geld liegt am Ende weder im Unternehmen noch in Ihrer Tasche.
• Dieselbe Rechnung zweimal – einmal per Mail an den Einkäufer, einmal aus dem Portal, einmal als Anhang der Mahnung. Zweimal erfasst heißt zweimal in der EÜR, und manchmal auch zweimal bezahlt.
• Die Zahlungsbestätigung statt der Rechnung, abgelegt in dem guten Glauben, es sei dasselbe.
• Der Beleg, der sein Portal nie verlässt, weil die Zugangsdaten bei der Person liegen, die den Vertrag abgeschlossen hat.
• Der Kassenbon auf Thermopapier, der nach vier Monaten ein leeres Stück Papier ist.
• Der Nachzügler – die Januar-Rechnung, die im März auftaucht, nachdem der Monat längst abgeschlossen war.

Der schwere Teil ist das Einsammeln, nicht das Buchen

Buchhaltungssoftware setzt dort an, wo die Daten schon da sind. Sie ist gut darin, einen vorliegenden Beleg zu erfassen, zu kontieren und in eine Auswertung zu bringen. Was sie nicht tut – und nie versprochen hat: die Rechnung überhaupt erst beschaffen.

In einem Betrieb, in dem eine Person einkauft, fällt das kaum auf. In einer Agentur, einem Startup oder einer IT-Firma kaufen zehn Leute ein, und zwar ständig: Lizenzen, Tool-Abos, Cloud-Ressourcen, Hardware, Bahntickets, Konferenztickets, das Mittagessen mit dem Kunden. Die Rechnung landet dort, wo die Bestellung ausgelöst wurde – im Postfach der Entwicklerin, im Apple-Konto des Designers, im Account, den nur eine Person kennt, oder auf der privaten Kreditkarte, weil es am Freitagabend schnell gehen musste.

Das ist kein Buchhaltungsproblem. Es ist ein Logistikproblem: Dokumente von vielen Menschen an einen Ort bringen, vollständig und im richtigen Monat. Und es ist der Teil, der wirklich Zeit kostet. Einen vorliegenden Beleg zu erfassen dauert Sekunden. Ihn aufzutreiben dauert Tage – verteilt auf Nachfragen, Erinnerungen und das Gefühl, dass am Monatsende trotzdem etwas fehlt.

Dazu kommt, dass der Fehler nicht symmetrisch ist. Ein Beleg zu viel fällt spätestens in der Kanzlei auf. Ein Beleg zu wenig fällt niemandem auf – er erhöht nur still den Gewinn, der versteuert wird, obwohl das Geld längst ausgegeben war.

Ein Vorteil der heutigen Zeit ist, dass der Großteil der Eingangsrechnungen digital ankommt. Und eine digitale Eingangsrechnung kann blitzschnell weitergeleitet werden.

Genau deshalb fängt Kosts nicht bei der Buchung an, sondern beim Eingang: eine eigene Weiterleitungsadresse pro Arbeitsbereich, Stapel-Upload für ganze Ordner, das Foto vom Kassenbon, Gastlinks für Leute ohne Zugang und ein eigener Bereich für Mitarbeitende, die nur ihren Beleg loswerden wollen.

Eingangsrechnungen digital: ZUGFeRD, XRechnung und die E-Rechnung

Bis vor Kurzem hieß „digitale Eingangsrechnung" schlicht: ein PDF im Mailanhang. Das ändert sich gerade – und zwar in eine Richtung, die für die digitale Rechnungsverarbeitung tatsächlich einen Unterschied macht.

Elektronische Rechnung ist dabei der Oberbegriff, und er ist enger gemeint, als er klingt. Ein eingescannter Beleg oder ein abfotografierter Kassenbon ist keine elektronische Rechnung im technischen Sinn – das ist ein Bild von einer Rechnung. Gemeint ist ein Dokument, das seine Daten strukturiert mitführt, sodass eine Software sie lesen kann, statt sie deuten zu müssen. In Deutschland begegnen Ihnen dafür zwei Formate, beide nach der europäischen Norm EN 16931:

• ZUGFeRD (international: Factur-X) ist ein Zwitter. Außen ein ganz normales PDF, das Sie ansehen, ausdrucken und weiterleiten können – innen eine eingebettete XML-Datei mit denselben Angaben in Maschinenform. Wer davon nichts weiß, merkt nichts: Die Rechnung sieht aus wie immer.
• XRechnung ist das Gegenteil: reines XML, kein Sichtbild. Entstanden ist das Format für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Wenn Sie die Datei öffnen, sehen Sie Code, keine Rechnung.

Was das für Ihre Workflows ändert – und was nicht

Der Gewinn liegt genau dort, wo dieser Artikel angefangen hat: beim Prüfen und beim Abtippen. Betrag, Steuersatz, Rechnungsnummer, Leistungszeitpunkt – bei einer strukturierten Rechnung stehen diese Werte exakt im Dokument, statt aus Pixeln geschätzt werden zu müssen. Software, die sie liest, rät nicht.

Was sich dagegen nicht ändert: Die Rechnung muss trotzdem erst einmal bei Ihnen ankommen. Ein Dateiformat löst kein Logistikproblem. Die zehn Leute, die einkaufen, haben die XRechnung genauso in ihrem persönlichen Postfach wie vorher das PDF – Workflows, die darauf gebaut sind, dass am Monatsende jemand alles einsammelt, werden von besseren Formaten nicht besser. Digitale Rechnungsverarbeitung fängt beim Eingang an, nicht beim Dateityp.

Wo Kosts dabei heute steht

Eine ZUGFeRD-Rechnung leiten Sie weiter wie jede andere: Es ist ein PDF, es gibt eine sichtbare Rechnung. Kosts liest dabei die eingebetteten Daten – nicht das Bild. Wenn die Werte exakt im Dokument stehen, sollte niemand sie schätzen, wir eingeschlossen.

Eine reine XRechnung nimmt Kosts ebenfalls entgegen, als XML-Datei. Die Frage dabei war nie das Auslesen, sondern der Beleg: Zu einer Ausgabe gehört ein Dokument, das ein Mensch ansehen kann – und eine XRechnung hat keines. Kosts erzeugt es deshalb selbst. Aus den Rechnungsdaten entsteht eine lesbare Seite, die Sie in der Ausgabe sehen und die im Beleg-Paket für die Kanzlei landet. Die XML-Datei bleibt daneben liegen, als Original, unverändert.

Warum Kosts nur Eingangsrechnungen bearbeitet

Die häufigste Frage in Gesprächen über Kosts ist: Und Ausgangsrechnungen? Die Antwort ist nein, und sie wird nein bleiben. Drei Gründe.

Die Ausgangsseite ist längst besetzt

Wer Rechnungen schreibt, tut das bereits irgendwo: im Shop-System, im CRM oder ERP, in einem Rechnungsprogramm – oder gleich in der Rechnungsfunktion des Zahlungsanbieters, denn Stripe, PayPal und die anderen stellen sie automatisch aus. Bei PersoFoto, dem E-Commerce-Unternehmen, das ich siebzehn Jahre lang geführt habe, lagen meine Ausgangsrechnungen im selbst entwickelten Shop. Das war richtig so: Sie entstehen dort, wo die Bestellung entsteht, mit den Daten, die dort ohnehin liegen. Kein externes Werkzeug hätte das besser gekonnt.

Zwei Systeme für dieselbe Sache erzeugen Arbeit, statt welche zu sparen

Sobald Kosts auch Ausgangsrechnungen kennen wollte, gäbe es zwei Orte, an denen dieselbe Rechnung existiert – und damit Abgleich. Nummernkreise, die zusammenpassen müssen. Stornos und Gutschriften, die in beiden Systemen ankommen müssen. Ein Mahnwesen, das wissen muss, was bezahlt wurde. Am Ende stünde eine Synchronisation, die niemand wollte, gebaut gegen ein Problem, das es vorher nicht gab.

Der Fokus ist das Produkt

Kosts macht eine Sache: Ausgaben einsammeln, auslesen und ordnen, bis sie sauber sind. Jede zweite Sache macht die erste schlechter – das ist keine Bescheidenheit, sondern eine Entscheidung, und der Grund, warum es hier keine Module gibt, die niemand öffnet.

Der praktische Effekt kommt Ihnen zugute: keine Überlappung mit dem, was Sie schon benutzen. Kosts steht nicht gegen Ihr Rechnungsprogramm, Ihr Shop-System oder Ihre Buchhaltungssuite. Es steht davor und füllt die Lücke, die alle drei offenlassen.

Die Quelle der Wahrheit ist der Beleg, nicht das Konto

Viele Werkzeuge in dieser Ecke setzen am Bankkonto an: Konto verbinden, Umsätze holen, aus jeder Transaktion eine Ausgabe machen. Das klingt elegant und hat zwei Probleme.

Das eine Konto gibt es nicht. Die meisten Betriebe arbeiten mit mehreren: ein Geschäftskonto, ein zweites für Rücklagen, Kreditkarten auf mehrere Namen, PayPal, Stripe, ein Kundenkonto beim Großhändler mit Guthaben darauf, gelegentlich Bargeld und die private Karte, die eben ausgelegt hat. Wer das Konto zur Quelle der Wahrheit erklärt, muss sie alle anschließen – und hat trotzdem Lücken.

Eine Transaktion ist kein Beleg. In der Kontozeile steht ein Händlername und ein Betrag. Daraus geht nicht hervor, was gekauft wurde, welcher Steuersatz gilt, ob überhaupt Umsatzsteuer ausgewiesen ist und wann die Leistung erbracht wurde. Für die Aufzeichnungen zählt der Beleg, nicht die Bewegung – „keine Buchung ohne Beleg" ist ein alter Satz, aber er gilt noch. Umgekehrt trägt der Beleg alles Nötige auch dann, wenn die Kontozeile fehlt.

Deshalb beginnt Kosts beim Dokument. Der Beleg ist die Einheit, um die sich alles dreht: Er kommt herein, wird gelesen, geprüft, bereinigt, dem richtigen Monat zugeordnet und übergeben.

Und warum wir keinen Zugriff auf Ihr Konto wollen

Das ist der zweite Teil derselben Entscheidung, und er ist mir persönlich wichtig.

Ich bin seit über zwanzig Jahren selbstständig und hatte immer Bedenken, Software an mein Geschäftskonto zu hängen. Nicht, weil die Anbieter unseriös wären – sondern weil ein Zugang, den es gibt, auch missbraucht werden kann. Ein Datenleck bei einem Anbieter mit Kontoanbindung legt nicht nur Belege offen, sondern Umsätze, Kunden, Liquidität und Zahlungsverhalten. Dieses Risiko möchte ich niemandem zumuten, nur damit eine Software ein bisschen bequemer ist.

Also fragt Kosts gar nicht erst danach: keine Bankzugangsdaten, kein FinTS, kein Open-Banking-Mandat, keine Schnittstelle zu Ihrem Konto. Was Ihr Konto tut, geht uns schlicht nichts an – für das Ordnen von Belegen ist der Kontostand ohne Bedeutung, und was nie erhoben wird, kann auch nicht verloren gehen. So viel Einblick wie nötig, nicht mehr.

Das kostet etwas, und ich sage es lieber selbst: Einen automatischen Abgleich zwischen Zahlung und Beleg gibt es bei Kosts nicht. Wer den unbedingt braucht, ist mit einer Suite besser bedient, die das Konto ohnehin anbindet. Ich halte den Tausch für richtig.

Was Kosts mit einer Eingangsrechnung macht

Der Vollständigkeit halber, in vier Schritten:

1. Herein. Jeder Arbeitsbereich hat eine eigene Weiterleitungsadresse. Sie leiten die Rechnung weiter, der Anhang wird zur Ausgabe – oder die Mail selbst, wenn nichts angehängt ist. Dazu Stapel-Upload für ganze Ordner, das Foto unterwegs und einmalige Gastlinks für Leute ohne Zugang.
2. Gelesen. OCR und ein Sprachmodell holen Lieferant, Rechnungsnummer, Netto, Brutto, Steuersätze, Datum und Leistungsbeschreibung heraus und schlagen eine Kategorie sowie eine EÜR-Zeile vor. Was nicht auf dem Beleg steht, bleibt leer – geraten wird nichts. Sie prüfen und bestätigen.
3. Sauber. Doppelte Rechnungen werden erkannt, Schreibweisen desselben Lieferanten zusammengeführt, und eine Konsistenzprüfung zeigt genau die Belege, bei denen etwas nicht zusammenpasst.
4. Hinaus. Monat abschließen, Paket übergeben: PDF, CSV, Excel, ein ZIP mit allen Belegen oder DATEV XML (Beta) als Belegpaket für DATEV Unternehmen online. Ihre Steuerberatung laden Sie als Accountant ein – lesend und exportierend, ohne Änderungsrechte an Ihren Daten. Und Kosts behält die Belege in der Archivierung.

Was Kosts nicht macht: buchen, bilanzieren, Steuererklärungen abgeben, Rechnungen schreiben. Es ist die Schicht davor. Was drin ist und was nicht, steht ungeschönt auf der Faktenseite.